Guía práctica extraída de la sesión de formación del 19 de febrero de 2026 con el equipo de soporte técnico. Todo lo que necesitas saber para gestionar incidencias, fichajes y bolsas de horas de forma eficiente y conforme a la normativa laboral.
Con el nuevo sistema, las antiguas solicitudes de exceso de horas han desaparecido. Ahora, cualquier desajuste entre el turno publicado y el fichaje real del trabajador genera automáticamente una incidencia de control horario. Esta incidencia se representa visualmente con un triángulo naranja en el panel de gestión.
El objetivo es simplificar el proceso: en lugar de gestionar solicitudes una a una, el responsable puede resolver todas las incidencias de su equipo desde un único desplegable, con un solo clic por incidencia.
El trabajador generaba una solicitud de exceso de horas que el responsable debía aprobar o rechazar individualmente.
El sistema detecta automáticamente cualquier desajuste y genera una incidencia de control horario visible para el responsable.
Desde un único desplegable se pueden resolver todas las incidencias del día de todos los trabajadores simultáneamente.
Ante cualquier incidencia, identifica qué está mal — el turno o el fichaje — y corrige únicamente ese elemento. Nunca modifiques lo que está correcto. Cada incidencia tiene exactamente dos posibles soluciones: ajustar el turno al fichaje, o ajustar el fichaje al turno.
Se produce un exceso de horas cuando el trabajador ficha más tiempo del autorizado por su turno. Por ejemplo: turno de 8 horas, fichaje de 9 horas. En este caso aparece el triángulo naranja y el responsable debe decidir cómo resolverlo.
Se amplía el turno para que coincida con el fichaje real. La hora extra va a la bolsa de horas del trabajador (equivalente al antiguo "aceptar").
Se recorta el fichaje para que cuadre con el turno. La hora extra no se computa en la bolsa (equivalente al antiguo "rechazar").
Si el responsable decide no intervenir, el triángulo naranja permanece activo. Sin embargo, la bolsa no se ve afectada: el sistema solo computa hasta el máximo de horas autorizadas por el turno. Lo ideal es que no quede ningún triángulo naranja pendiente, ya que cada incidencia sin resolver indica una situación no regularizada que podría generar problemas en una inspección de trabajo.
La decisión siempre la toma el responsable en función de la realidad operativa. Ambas opciones son legítimas y quedan registradas en el informe horario para su trazabilidad ante una posible inspección.
No todos los desajustes entre turno y fichaje generan una incidencia. El sistema incorpora tiempos de cortesía configurables que establecen márgenes de tolerancia. Si el fichaje se encuentra dentro de ese margen, el sistema no genera ninguna alerta.
Si el trabajador ficha antes del inicio del turno, hasta el límite configurado (recomendado: 15 minutos), no se genera incidencia.
Margen de tolerancia para llegadas con retraso. Se recomienda configurarlo en 5 minutos como máximo.
Si el trabajador ficha la salida antes del fin del turno, dentro del margen configurado (recomendado: 5 minutos), no se genera alerta.
Margen de tolerancia para salidas con retraso. Se recomienda hasta 15 minutos sin que se genere incidencia de exceso.
Turno: 9:00 a 17:00 (8 horas) | Fichaje real: 8:50 | Cortesía: 15 min antes
→ Sin incidencia. Tiempo efectivo = 8 horas (desde las 9:00).
Fichaje real: 8:44
→ Sí salta incidencia: 16 minutos de exceso superan el umbral.
Se produce un defecto de horas cuando el trabajador ficha menos tiempo del autorizado por su turno. Por ejemplo: turno de 8 horas, fichaje de 7 horas. La bolsa se ve afectada automáticamente con un saldo negativo de –1 hora.
Se reduce el turno para que coincida con el tiempo realmente trabajado. La bolsa queda con el saldo negativo correspondiente. Esta es la opción habitual y recomendada.
Se amplía el fichaje para que cuadre con el turno. Equivale a "regalar horas" al trabajador y solo debe usarse en casos muy excepcionales y justificados.
Caso excepcional validado: Si un trabajador de recepción no pudo tomar su descanso de 30 minutos y por eso salió media hora antes, se puede ajustar el fichaje regalando esa media hora, documentándolo con el comentario correspondiente.
La bolsa de horas es el elemento central del sistema de control horario flexible. El turno publicado actúa como pre-aprobación del tiempo máximo computable, y la bolsa refleja en todo momento la diferencia acumulada entre horas teóricas y horas reales.
Al empezar cada día laboral, el sistema carga automáticamente las horas teóricas como deuda. Si el turno es de 8 horas, la bolsa empieza en –8.
Si el trabajador ficha exactamente las 8 horas del turno, se compensa la deuda: –8 + 8 = 0. Sin incidencia.
Positivo = ha trabajado más horas de las teóricas. Negativo = ha trabajado menos. El sistema acumula este saldo a lo largo del periodo.
| Situación | Teórico | Fichado | Resultado en bolsa |
|---|---|---|---|
| Día normal, 8h exactas | –8 | +8 | 0 (sin incidencia) |
| Exceso de 1h (sin aprobar) | –8 | +9 | 0 (pendiente aprobación) |
| Exceso de 1h (aprobado) | –8 | +9 | +1 en bolsa |
| Defecto de 1h | –8 | +7 | –1 en bolsa |
| Día libre (libre publicado) | 0 | 0 | 0 (sin movimiento) |
Si no se publica el turno, el sistema actúa como si no existiera. Sin turno publicado, no hay teórico, no hay control de incidencias y la bolsa no funciona correctamente. Publicar el turno es la base legal sobre la que se sustenta todo el control horario.
Una de las novedades más importantes del sistema es la inclusión de todas las modificaciones de fichajes en el informe horario. El informe recoge cada modificación con su justificación, creando un rastro de auditoría completo.
Cualquier ajuste realizado sobre un fichaje queda reflejado con la descripción del motivo, el valor anterior y el nuevo valor.
Si un turno ya publicado es modificado a posteriori, también queda registrado. Permite detectar autoasignaciones de horas adicionales.
En caso de inspección laboral, el informe horario permite demostrar que las modificaciones son operativas y justificadas.
Caso: fichaje a las 8:44 (turno desde las 9:00)
Fichaje original: 8:44
Fichaje corregido: 9:00
Motivo: "Entrada antes de hora de turno. No autorizada."
La obligación de fichar bien recae sobre el trabajador, no sobre la empresa. Esta distinción es fundamental para la seguridad jurídica cuando surjan discrepancias.
Debe fichar en su puesto de trabajo, uniformado y en la hora de inicio del turno publicado.
Al publicar el turno, la empresa indica exactamente a qué hora debe incorporarse el trabajador.
Si el trabajador ficha mal de forma recurrente y la empresa no lo corrige, la responsabilidad pasa a ser de la empresa ante inspección.
Si un responsable ha indicado al trabajador que se incorpore antes, se amplía el turno al fichaje real.
Si nadie le pidió que viniera antes, se ajusta el fichaje al turno y se documenta el motivo.
"La obligación de fichar bien es del trabajador. Si ficha antes, tengo que preguntarle por qué, porque voy a rechazar ese tiempo. Este criterio ha sido aplicado con éxito en más de 50 formaciones realizadas en hoteles, con más de 10.000 trabajadores afectados."
El libre trabajado se produce cuando un trabajador acude a su puesto en su día libre habitual. Las horas trabajadas se acumulan en la bolsa de días libres, pendientes de ser compensadas.
Teórico = 0. Sin turno, sin fichaje. La bolsa no se mueve.
Se asigna turno (ej.: 8h). El trabajador ficha. Las 8h van a la bolsa de días libres (+8).
En la semana siguiente se asigna un turno de compensación (borde azul = días libres; borde amarillo = balance de ocio).
El día de compensación resta –8 de la bolsa de días libres. El saldo vuelve a cero automáticamente.
Resta de la bolsa de días libres. Se usa cuando la compensación es por haber trabajado un día libre ordinario.
Resta del balance de ocio (vacaciones/descanso adicional). Se usa en situaciones específicas según el convenio.
Las ausencias retribuidas tienen un comportamiento específico en el sistema. Una ausencia retribuida ya cuenta como tiempo trabajado. Si el trabajador además ficha durante ese periodo, el tiempo se computa dos veces.
| Tipo de formación | ¿Debe fichar? | Acción en el sistema |
|---|---|---|
| Formación día completo (retribuida) | NO | Registrar ausencia retribuida sin fichaje |
| Formación inicio de jornada (parcial) | Sí, al terminar | Ausencia retribuida + fichar resto de jornada |
| Formación en medio de jornada | Sí, antes y después | Fichar + ausencia + volver a fichar |
| Formación no retribuida | Sí, normal | Fichar normalmente durante toda la jornada |
En el sector hotelero, es habitual que los trabajadores tengan sus días de descanso en días distintos al sábado y domingo. Para que el sistema calcule correctamente el teórico, es fundamental informar los días de descanso fijos en el perfil del trabajador.
Desde el módulo de gestión de personal, acceder a la ficha de perfil del trabajador.
En la sección de horario de contrato, seleccionar los días de la semana que corresponden al descanso habitual.
El sistema distribuye las horas contractuales entre los días de trabajo reales y marca los días libres como teórico cero.
Si en alguna semana concreta los días libres cambian, se gestiona como una excepción puntual.
Los días libres son siempre los mismos, el patrón es estable y quieres que el sistema calcule el teórico automáticamente.
Los días libres varían cada semana, hay semanas con patrón diferente o el trabajador tiene un contrato parcial.
En determinadas situaciones, el teórico calculado automáticamente no coincide con la realidad operativa. El sistema permite editar manualmente el teórico de cualquier día de cualquier trabajador, lo que impacta directamente en la bolsa de horas.
Una vez modificado, la esquina del día se marca en color azul para indicar visualmente que el teórico ha sido editado manualmente.
El sistema puede generar días de compensación incorrectos. Editando el teórico se regulariza el cálculo.
Si en un día libre se quiere que cuente horas (guardia, libre trabajado especial), se edita el teórico de 0 a las horas deseadas.
Contratos a tiempo parcial con jornadas distintas pueden requerir ajustar el teórico de días concretos.
Se usa cuando las horas extra corresponden a haber trabajado un día de descanso.
Se usa cuando las horas deben computarse como horas ordinarias o extraordinarias para nómina.
El sistema permite crear plantillas de turno reutilizables que agilizan enormemente la planificación semanal.
Aplicar una plantilla tarda segundos frente a los minutos de introducir cada turno manualmente.
Al reutilizar plantillas validadas, se minimiza el riesgo de turnos incorrectos.
Los responsables pueden utilizar las mismas plantillas, garantizando coherencia.
Desde la vista de control horario, navegar hasta la semana para la que se quiere aplicar la plantilla.
En la esquina inferior derecha de la vista semanal, hacer clic en el botón 'Plantillas'.
Elegir la plantilla adecuada de la lista disponible y confirmar la aplicación.
Verificar que los turnos generados son correctos, realizar ajustes necesarios y publicar.
Para agilizar el acceso diario, el sistema permite guardar filtros personalizados como favoritos. El responsable puede cargar directamente la vista que necesita con un solo clic.
Un jefe de departamento puede crear un filtro con todos los trabajadores de su área.
Para responsables que gestionan varios establecimientos, filtros por cada zona o hotel.
Filtro 'mi perfil' como punto de partida para luego reiniciar y buscar a cualquier trabajador.
Es recomendable que cada responsable cree al menos un filtro favorito con su equipo habitual. Si aparece filtrado por sí mismo, puede usar el botón "Reiniciar" para buscar a cualquier trabajador.
Durante la sesión se identificó la coexistencia de dos versiones del sistema. La versión anterior incluía botones de "aceptar" y "rechazar" que, aunque eliminaban visualmente el triángulo naranja, no realizaban ningún ajuste real sobre el turno ni el fichaje. La nueva versión sí tiene impacto real en los datos.
Recomendación: Si tu instalación aún muestra la versión anterior (identificable por la etiqueta "2025" en la parte inferior), se recomienda desactivarla para evitar confusión. Los usuarios que la usen creerán haber resuelto incidencias cuando en realidad no habrán modificado nada.
Cuando un trabajador comienza su contrato a mitad de semana, el sistema puede no calcular correctamente los días libres de esa primera semana parcial.
Si el contrato empieza el miércoles, la primera semana solo tiene días laborables desde ese día.
Se debe asignar manualmente al menos un día libre dentro de la primera semana parcial.
Si el contrato termina antes de poder publicar los días libres, se debe ampliar el contrato o gestionarlos como libre trabajado.
Revisar que el teórico de cada día es correcto. Si no lo es, editar manualmente el teórico.
Atención: El sistema puede permitir publicar una semana sin los días libres correctamente asignados. Siempre revisar antes de confirmar la publicación. Para equipos con alta rotación o contratos cortos, se recomienda crear una checklist de verificación.
La sesión del 19 de febrero cubrió todos los aspectos fundamentales del nuevo sistema. Con estos conocimientos, el equipo está en disposición de gestionar el día a día con confianza y plenas garantías de trazabilidad.
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